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¿Qué son las respuestas automáticas?
Las respuestas automáticas son mensajes predefinidos que se envían a los usuarios cuando no estamos disponibles para contestar sus mensajes en tiempo real. Esta funcionalidad resulta útil tanto para negocios como para usuarios particulares, ya que permite gestionar de manera eficiente las comunicaciones en WhatsApp.
- Disponibilidad continua: Permite a los clientes saber que su mensaje ha sido recibido, incluso si no puedes responder de inmediato.
- Optimización del tiempo: Ahorras tiempo al no tener que responder manualmente a preguntas comunes.
- Mejora de la atención al cliente: Un cliente que recibe una respuesta automática suele sentirse más valorado.
- Personalización: Puedes crear mensajes adaptados a cada situación o cliente.
Cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp
Utiliza WhatsApp Business
Para acceder a las respuestas automáticas, primero necesitarás asegurarte de que tienes WhatsApp Business instalado en tu dispositivo. Esta versión de WhatsApp está diseñada específicamente para negocios y ofrece funcionalidades adicionales, como la opción de establecer respuestas automáticas.
Instalación de WhatsApp Business
Para instalar WhatsApp Business:
- Dirígete a la tienda de aplicaciones de tu dispositivo: Busca «WhatsApp Business» en Google Play Store o App Store.
- Descarga e instala la aplicación.
- Configura tu perfil: Añade tus datos comerciales y verifica tu número de teléfono.
Accede a la configuración de respuestas automáticas
Una vez que tengas WhatsApp Business instalado, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación: Inicia WhatsApp Business.
- Dirígete a la sección de «Configuración»: Toca los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona «Ajustes».
- Selecciona «Herramientas de negocio»: Dentro de esta opción, encontrarás varias herramientas útiles.
- Accede a «Respuestas rápidas»: Aquí podrás agregar y gestionar tus respuestas automáticas.
Crear respuestas rápidas
Para crear respuestas automáticas:
- Toca «Agregar»: Selecciona el icono «+» para crear una nueva respuesta.
- Escribe el mensaje: Redacta el contenido que deseas que se envíe automáticamente.
- Configuración del atajo: Establece un atajo para acceder rápidamente a esta respuesta en el futuro.
- Guarda la respuesta: Asegúrate de guardar los cambios antes de salir.
Tipos de respuestas automáticas en WhatsApp
Mensaje de ausencia
Esta funcionalidad permite enviar un mensaje automático a aquellos que te contactan cuando estás fuera del horario laboral o no puedes responder de inmediato.
Cómo configurarlo
- Ve a «Herramientas de negocio»: Desde la configuración, accede a esa opción.
- Selecciona «Mensaje de ausencia»: Activa la opción y escribe el mensaje que deseas que se envíe automáticamente.
- Establece el horario: Puedes configurar un horario específico para que se envíe este mensaje.
Mensaje de bienvenida
Estas respuestas se envían automáticamente a los nuevos contactos que te escriben por primera vez.
Cómo configurarlo
- Accede nuevamente a «Herramientas de negocio»:
- Selecciona «Mensaje de bienvenida»: Activa la opción y redacta tu mensaje.
- Selecciona el destinatario: Decide si deseas enviar el mensaje a todos o solo a nuevos contactos.
Respuestas personalizadas
Las respuestas automáticas permiten crear mensajes que son específicos para diferentes situaciones o preguntas frecuentes. Esto mejora la interacción con el usuario y les proporciona la información que necesitan de manera eficiente.
Crea respuestas personalizadas
- Define las preguntas frecuentes: Identifica qué consultas recibes regularmente.
- Crea un mensaje claro y útil: Redáctalo de tal forma que resuelva de manera efectiva la inquietud del cliente.
- Agrega más respuestas: Continúa ampliando tu banco de respuestas para cubrir otras inquietudes comunes.
Mantén un tono profesional
Asegúrate de que tus respuestas automáticas mantengan la coherencia con la imagen de tu marca. Utiliza un lenguaje claro y profesional que refleje tu identidad corporativa.
Actualiza tus mensajes regularmente
El contenido es el rey. Asegúrate de actualizar tus respuestas automáticas para que estén alineadas con la información actual de tu negocio, tales como horarios, servicios y promociones.
Evita la sobrecarga de respuestas
Un exceso de mensajes automáticos puede causar frustración en los usuarios. Limita el número de respuestas automáticas y asegúrate de que sean útiles y concisas.
Chatbots
Además de las funciones básicas de WhatsApp Business, puedes integrar chatbots que permiten una interacción más dinámica y personalizada con los usuarios. Los chatbots pueden responder preguntas frecuentes, dirigir consultas y ayudar a gestionar la atención al cliente.
Ventajas de usar chatbots
- Disponibilidad 24/7: Responde mensajes en cualquier momento sin intervención humana.
- Escalabilidad: Maneja un gran volumen de interacciones sin esfuerzo.
- Análisis de datos: Ofrece información sobre el comportamiento de los usuarios y las preguntas más frecuentes.
Aplicaciones de terceros
Hay diversas aplicaciones de terceros que ofrecen funcionalidades avanzadas para programar respuestas automáticas. Algunas de estas aplicaciones permiten personalizar aún más tus respuestas o gestionar múltiples cuentas de WhatsApp desde un solo lugar.
Ejemplos de aplicaciones
- Zapier: Automatiza tareas entre aplicaciones, incluyendo WhatsApp.
- Chatfuel: Permite la creación de chatbots sin necesidad de programar.
- ManyChat: Proporciona herramientas para crear experiencias interactivas en WhatsApp.
Errores comunes a evitar
Ignorar la personalización
Las respuestas automáticas que suenan robóticas pueden alejar a los usuarios. Asegúrate de personalizarlas para que suenen más humanas y cercanas.
Aunque las respuestas automáticas son útiles, es fundamental atender personalmente las consultas que no puedan ser respondidas con un mensaje automatizado. Esto ayuda a mantener una buena relación con los clientes.
Desactualizar la información
Es importante que las respuestas automáticas sean actualizadas en caso de cambios en horarios, precios o promociones. Mensajes desactualizados pueden generar confusión y frustración en los usuarios.
Las respuestas automáticas en WhatsApp, especialmente a través de WhatsApp Business, son una herramienta invaluable para cualquier negocio o usuario que desee mejorar su gestión de comunicaciones. Al seguir esta guía y aplicar las recomendaciones mencionadas, podrás utilizar esta funcionalidad de manera efectiva para optimizar tu tiempo y mejorar la experiencia de tus clientes.